Voor bedrijven
De factuur komt niet overeen met het contract
Het korte antwoord
Bij een factuur die afwijkt van het contract is de bruikbare vraag niet of het bedrag klopt, maar welke afspraak bij welke factuurregel hoort en waar die twee uiteenlopen. Deze pagina legt uit hoe je dat regel voor regel naloopt en welke stukken je daarvoor nodig hebt.
Wat er meestal aan de hand is
Afwijkingen ontstaan zelden uit onwil. Meestal is er onderweg iets veranderd: een tarief geïndexeerd, een post anders genoemd, een staffel anders toegepast, of werk geleverd dat buiten de oorspronkelijke opdracht viel.
Het probleem is dat contract en facturen niet dezelfde taal spreken. Het contract beschrijft afspraken in artikelen; de factuur beschrijft ze in regels met een omschrijving en een bedrag. Wie ze wil vergelijken, moet ze eerst op elkaar leggen.
Dat handwerk is precies wat lang duurt en waar fouten in sluipen wanneer het om veel regels gaat.
Welke stukken hierover gaan
- Het contract of de raamovereenkomst, met de tarieven en de staffels.
- De algemene voorwaarden die van toepassing zijn verklaard.
- De opdrachtbevestigingen of orders.
- De facturen die het betreft, met de onderliggende specificaties.
- Urenstaten, pakbonnen of leveringsbonnen.
- Correspondentie over prijswijzigingen of aanvullende opdrachten.
Wanneer Stoone hierbij kan helpen
Stoone legt contract en facturen naast elkaar en benoemt welke afspraak en welke factuurregel elkaar tegenspreken. Niet in het algemeen, maar per punt, met de vindplaats erbij.
Waar een factuurregel geen aanwijsbare grondslag heeft in de aangeleverde stukken, staat dat er. Waar een afspraak wel bestaat maar anders is toegepast, staat het verschil er.
De uitkomst is een Stoone Rapport, en waar het past een Stoone Concept: een conceptbrief aan je leverancier of klant die je zelf nog aanpast.
Wat Stoone laat zien
Dit blijkt uit je stukken
Wat er feitelijk in je documenten staat, met de vindplaats erbij.
Dit is nog onzeker
Wat de stukken niet eenduidig maken. Onzeker heet onzeker.
Dit ontbreekt nog
Welk stuk of welke afspraak je mist om verder te komen.
Mogelijke volgende stap
Wat je op grond hiervan zou kunnen doen. Beslissen doe je zelf.
De stappen van het onderzoek staan uitgelegd bij Zo werkt Stoone, en vergelijkbare situaties bij Voorbeelden van Stoone-onderzoek.
Wat Stoone hier niet doet
- Stoone stelt niet vast wat je verschuldigd bent en rekent geen bedragen na tot een eindsaldo.
- Stoone beoordeelt niet of een prijswijziging rechtsgeldig is doorgevoerd.
- Stoone doet geen boekhoudkundige of fiscale uitspraak over de facturen.
- Een advocaat, accountant of fiscalist vervangen doet Stoone niet.
Waarom je de uitkomst kunt nalopen
In een Stoone Rapport staat bij elke uitspraak welk soort het is. Dat is het verschil tussen een uitkomst die je kunt nalopen en een die je moet geloven.
- Documentfeit
- Iets dat in een van je eigen documenten staat. Stoone noemt het alleen zo als de vindplaats erbij kan; zonder bron geen documentfeit.
- Jouw opgave
- Iets dat jij zelf hebt verteld, bijvoorbeeld over een gesprek. Het blijft herkenbaar van jou en wordt nooit gepresenteerd als iets dat uit een stuk blijkt.
- Aanname
- Iets dat nodig is om verder te komen maar nergens uit blijkt. Stoone benoemt het als aanname en niet als vaststelling.
- Onzekerheid
- Een punt dat je stukken niet eenduidig maken. Onzeker heet onzeker, en er wordt geen kant gekozen.
- Elke afwijking verwijst naar het contractartikel én de factuurregel waar zij uit volgt.
- Wat je zelf hebt toegelicht over de bedoeling van een afspraak, blijft jouw opgave en wordt niet als contractinhoud gepresenteerd.
- Ontbreekt een stuk waarnaar het contract verwijst — een bijlage met tarieven bijvoorbeeld — dan staat dat als ontbrekend in de uitkomst.
Wat er met je stukken gebeurt, staat bij Gegevens en onderzoek en in de privacyverklaring.
Probeer Stoone eerst met een echt dossier of vraagstuk.
Je start met 14 dagen gratis toegang en €5 onderzoekstegoed. Zo kun je zelf ervaren hoe Stoone je helpt voordat je beslist of je verder wilt.