Voor bedrijven
Je klant betaalt de factuur niet
Het korte antwoord
Een klant die niet betaalt geeft daar bijna altijd redenen voor: er zou iets anders zijn afgesproken, er zou niet zijn geleverd, of er zou al betaald zijn. Die redenen zijn na te lopen aan de hand van je eigen stukken. Stoone int geen geld en voert geen incasso — deze pagina gaat over het nalopen van de redenen, zodat je weet wat je stukken wel en niet ondersteunen voordat je een volgende stap zet.
Wat er meestal aan de hand is
Een onbetaalde factuur is zelden alleen een betalingsprobleem. Er ligt bijna altijd een verhaal onder: over wat er is afgesproken, wat er is geleverd, of wat er eerder is toegezegd.
Dat verhaal komt er meestal stukje bij beetje uit. Eerst is het stil, dan komt er een bezwaar over de kwaliteit, daarna een opmerking dat het bedrag nooit zo is besproken, en uiteindelijk een verwijzing naar een gesprek van maanden geleden.
Elk van die bezwaren is een bewering over de stukken. Of zij klopt, is uit de stukken op te maken — als je ze naast elkaar legt in plaats van ze stuk voor stuk te weerleggen.
Welke stukken hierover gaan
- De offerte en de opdrachtbevestiging.
- Het contract of de raamovereenkomst, en de algemene voorwaarden die van toepassing zijn verklaard.
- De onbetaalde factuur, met de onderliggende specificatie.
- Bewijs van wat er is geleverd: urenstaten, pakbonnen, opleverdocumenten of rapportages.
- De correspondentie waarin je klant bezwaar maakt, met de redenen die hij noemt.
- Eerdere facturen, deelbetalingen en creditnota's in hetzelfde dossier.
Wanneer Stoone hierbij kan helpen
Stoone leest de stukken die je aanlevert en zet het bezwaar van je klant naast wat eruit blijkt. Per reden: waar steunt zij op, en staat dat er ook?
Waar de correspondentie een afspraak bevestigt of juist wijzigt, wordt dat benoemd met de vindplaats. Waar een bezwaar nergens uit de stukken volgt, staat dat er — en waar jouw eigen stukken een punt niet dekken, staat dat er ook.
De uitkomst is een Stoone Rapport. Past het bij je zaak, dan kan daar een Stoone Concept bij horen: een conceptreactie aan je klant waarin staat wat er is afgesproken en waar dat staat. De tekst en de beslissing blijven van jou.
Wat Stoone laat zien
Dit blijkt uit je stukken
Wat er feitelijk in je documenten staat, met de vindplaats erbij.
Dit is nog onzeker
Wat de stukken niet eenduidig maken. Onzeker heet onzeker.
Dit ontbreekt nog
Welk stuk of welke afspraak je mist om verder te komen.
Mogelijke volgende stap
Wat je op grond hiervan zou kunnen doen. Beslissen doe je zelf.
De stappen van het onderzoek staan uitgelegd bij Zo werkt Stoone, en vergelijkbare situaties bij Voorbeelden van Stoone-onderzoek.
Wat Stoone hier niet doet
- Stoone int geen geld, stuurt geen aanmaning en voert geen incassotraject.
- Stoone bepaalt niet of je vordering opeisbaar is of wat je rechtspositie is.
- Stoone berekent geen rente, geen incassokosten en geen schade.
- Stoone beoordeelt niet of je klant kredietwaardig is.
- Een advocaat, incassobureau, deurwaarder of accountant vervangen doet Stoone niet.
Waarom je de uitkomst kunt nalopen
In een Stoone Rapport staat bij elke uitspraak welk soort het is. Dat is het verschil tussen een uitkomst die je kunt nalopen en een die je moet geloven.
- Documentfeit
- Iets dat in een van je eigen documenten staat. Stoone noemt het alleen zo als de vindplaats erbij kan; zonder bron geen documentfeit.
- Jouw opgave
- Iets dat jij zelf hebt verteld, bijvoorbeeld over een gesprek. Het blijft herkenbaar van jou en wordt nooit gepresenteerd als iets dat uit een stuk blijkt.
- Aanname
- Iets dat nodig is om verder te komen maar nergens uit blijkt. Stoone benoemt het als aanname en niet als vaststelling.
- Onzekerheid
- Een punt dat je stukken niet eenduidig maken. Onzeker heet onzeker, en er wordt geen kant gekozen.
- Elk bezwaar in de uitkomst staat naast het stuk waar het op slaat, met de vindplaats erbij.
- Wat jij zelf hebt verteld over telefoontjes of gesprekken, blijft herkenbaar als jouw opgave en gaat niet door voor iets dat in een stuk staat.
- Blijft een bezwaar onbeslist omdat de stukken het niet oplossen, dan is dat de uitkomst en wordt er geen kant gekozen.
Wat er met je stukken gebeurt, staat bij Gegevens en onderzoek en in de privacyverklaring.
Probeer Stoone eerst met een echt dossier of vraagstuk.
Je start met 14 dagen gratis toegang en €5 onderzoekstegoed. Zo kun je zelf ervaren hoe Stoone je helpt voordat je beslist of je verder wilt.